6 Hábitos Diarios de las Personas Muy Productivas

6 Hábitos Diarios de las Personas Muy Productivas


Traducido por Alejandro Sánchez Corrales para el blog de Escuela Da Vinci de www.businessinsider.com

Steve

¿Tienes alguna vez la sensación de que no eres capaz de hacer lo suficiente?

¿Sabes, en realidad, cuántos días a la semana eres productivo?

Unos tres.

La gente trabaja una media de cuarenta y cinco horas a la semana. De ellas, diecisiete no son productivas (en los Estados Unidos, de las cuarenta y cinco, dieciséis son improductivas).

Está claro, por tanto, que todos podríamos hacer mucho más. Sin embargo, nadie quiere convertirse en adicto al trabajo.

Sería fantástico poder hacer montones de cosas y disfrutar al mismo tiempo de un equilibrio entre la vida laboral y la personal. Pero, ¿cómo lograrlo? Yo me decidí a buscar respuestas.

¿Y quién mejor para dárnoslas que Tim Ferriss, autor del superventas internacional La semana laboral de 4 horas?

A continuación presentamos seis consejos de Tim junto con algunas ideas de las personas más productivas.

 

1. Gestiona tu estado de ánimo

La mayoría de los sistemas de productividad dan por sentado que las personas funcionamos como robots y olvidan el enorme poder de los sentimientos.

Si comienzas tranquilo el día, es fácil que te centres y hagas las cosas más importantes de tu agenda.

Pero, cuando nos despertamos y nos atrapa la refriega diaria de los teléfonos sonando, los mensajes de correo que llegan y las alarmas disparándose, nos pasamos el día entero reaccionando ante los problemas en lugar de hacer cosas.

Es decir, no mantienes el control trabajando en tus prioridades, sino que respondes a todo lo que te llega, sea importante o no.

Este es el consejo de Tim al respecto: «Yo intento que los primeros ochenta o noventa minutos del día varíen lo menos posible. Creo que para sentir que tienes el control y poder estar activo en lugar de simplemente reaccionar es necesario tener unos hábitos que reduzcan la ansiedad y te permitan ser más productivo».

La investigación, por su parte, demuestra que la manera en que se empieza el día tiene un efecto enorme en la productividad y que cuando se está de mal humor se procrastina más.

Los estudios prueban que la felicidad incrementa la productividad y hace que se tenga más éxito.

Como dice Shawn Achor en su libro La felicidad como ventaja, los médicos que están de buen humor cuando van a hacer un diagnóstico muestran casi tres veces más inteligencia y creatividad que sus colegas que tienen un estado de ánimo neutro, y realizan diagnósticos acertados un 19 % más rápido que estos; los vendedores optimistas venden un 56 % más que los pesimistas; los estudiantes a los que se ha hecho sentirse contentos antes de rendir un examen de matemáticas consiguen mucho mejores resultados que los que los que  no lo están. Resulta que los circuitos del cerebro están preparados para funcionar al máximo cuando el ánimo de las personas es positivo y no cuando es negativo o neutro.

Esto significa que debes preocuparte menos de gestionar el trabajo y preocuparte más por gestionar tu estado de ánimo.

Pues bien, ¿cuál es el primer paso para manejar el ánimo después de levantarse?

 

2. No mires el correo por las mañanas

A algunas personas este consejo les parece un sacrilegio, ya que no se imaginan despertarse y no mirar inmediatamente sus mensajes o las actualizaciones de los medios sociales,

He entrevistado a personas muy productivas y ninguna me dijo: «pasa más tiempo con el correo».

¿Por qué es un pecado mirar el correo por las mañanas? Porque te condenas a reaccionar, en lugar de actuar.

Recibes un mensaje y de repente ya estás dedicando tus mejores horas a los objetivos de otros, no a los tuyos.

De esa manera no planificas el día y estableces prioridades, sino que permites que cualquiera que entre en tu bandeja de entrada te robe tus objetivos.

Esto es lo que Tim aconseja: «Siempre que puedas, no mires el correo las primeras una o dos horas de la jornada. Pero, no obstante, a algunas personas les resulta difícil seguir este consejo. Se preguntan: “cómo lo hago? Yo necesito comprobar el correo para sacar la información que necesito para  cumplir las tareas más importantes de mi agenda”. Pues bien, te sorprendería saber con qué poca frecuencia se da esa situación. Es posible que, efectivamente, tengas que entrar en el correo para terminar el 100 % de las tareas más importantes, pero ¿crees que te sería posible terminar el 90 % antes de que entres en Gmail y que tu cerebro, como el de una rata excitada y asustada por la dopamina y el cortisol, explote de nerviosismo? Pues sí».

La investigación ha averiguado que el correo electrónico:

1. Te estresa,

2. Puede convertirte en un inútil,

3. Puede ser más adictivo que el alcohol y el tabaco,

4. Entrar frecuentemente en él equivale a una caída de diez puntos de cociente intelectual.

¿Es así como quieres comenzar tu jornada?

Estupendo, ya sabes qué no debes hacer. Pero ahora surge otra pregunta más importante: ¿qué debes hacer?

 

3. Antes de intentar hacer algo con rapidez, pregúntate si es  necesario hacerlo

Todo el mundo se queja: «¿Por qué es imposible cumplir todas las tareas?». La respuesta es increíblemente sencilla:

Estás intentando hacer demasiadas cosas.

¿Quieres ser más productivo? Entonces, antes de plantearte cómo hacer algo más eficientemente, pregúntate: ¿de verdad es necesario hacer esta tarea?

El consejo de Tim: «Hacer algo bien no significa que ese algo sea importante. Es uno de los defectos más habituales de los consejos sobre gestión del tiempo y productividad: se centran en cómo hacer las cosas rápidamente, cuando la realidad es que la mayor parte de lo que la gente hace con rapidez no se debería hacer. Tiene gracia que nos quejemos de falta de tiempo y luego establezcamos prioridades como si el tiempo fuera infinito. En lugar de eso, haz las cosas importantes… y poco más».

Pero, ¿es trasladable este consejo al mundo real?

Las investigaciones demuestran que los directores ejecutivos no producen más simplemente por trabajar más horas; lo consiguen porque siguen planes cuidadosamente trazados:

Los análisis preliminares de un estudio con directores ejecutivos en la India hallaron que si los directores trabajaban más horas, aumentaban las ventas de la empresa. Pero el hallazgo realmente interesante fue que lo que relacionaba el uso del tiempo por parte de los directores con su capacidad de producción era el número de horas ocupadas en realizar actividades planificadas de antemano. La planificación no implica necesariamente que el tiempo trascurra en reuniones, si bien las reuniones con empleados correlacionaban con mayores ventas; quiere decir que el tiempo de un director es un recurso escaso y valioso, y que por ello planear su distribución aumenta las posibilidades de que discurra productivamente.

Muy bien, ya has despejado el camino: tu mente está serena, has superado la adicción al correo y sabes lo que necesitas hacer.

Ahora es el turno de afrontar uno de los mayores problemas de la época moderna: lograr estarnos quietos y centrados.

 

4. La concentración no es otra cosa que eliminar las distracciones

Ed Hallowell, ex profesor de la Harvard Medical School [Facultad de Medicina de Harvard] y autor del éxito editorial Driven to Distraction [TDA: Controlando la hiperactividad, traducción de Fernando Fontán Fontán], dice: «Nuestra cultura ha generado el trastorno de déficit de atención».

¿Quiere esto decir que la vida moderna ha perjudicado de manera permanente nuestra capacidad de atención?

No. Lo que ocurre es que tenemos a nuestro alcance los 365 días del año más cosas tentadoras, fácilmente accesibles y atractivas que nadie en la historia de la humanidad.

La solución consiste en encerrarnos en algún sitio para que desaparezcan todas esas distracciones zumbadoras y parpadeantes como luces de neón.

Tim aconseja: «La concentración es una función que consiste, ante todo, en limitar las opciones que le permiten a uno procrastinar. Pienso que a la concentración se la suele considerar como si fuera una capacidad mágica. Y no lo es. Es encerrarse, sin distracciones, con el problema que uno tiene ante sí y cerrar la puerta. Es eso. El grado en que se consiga imitar este consejo y sistematizarlo será el grado en que se posea concentración».

¿Cómo podríamos resumir lo que afirman al respecto las investigaciones? ¿Qué tal así?: Las distracciones atontan.

Y una multitud de estudios demuestra que la manera más fácil y potente de cambiar la conducta es cambiar el entorno.

Los directores ejecutivos de mayor nivel sufren interrupciones cada veinte minutos. ¿Cómo son capaces de hacer algo en esas condiciones?

Lo consiguen trabajando noventa minutos por las mañanas en su casa, donde nadie les molesta.

Los estudios hallaron que ninguno de los doce ejecutivos encuestados era capaz de ejercer sus funciones más de veinte minutos en la oficina sin ser interrumpido; solamente en su casa tenían la oportunidad de concentrarse. El único directivo que no improvisaba decisiones importantes de largo plazo, y que comía bocadillos mientras hacía llamadas largas pero poco importantes y trataba de resolver crisis era uno que trabajaba en su casa por las mañanas durante hora y media antes de dirigirse a la oficina.

Ya sé que algunos estaréis pensando: «Yo tengo además otras responsabilidades: reuniones. Órdenes del jefe. Llamadas de mi esposa. Sencillamente, no puedo esconderme».

Por eso mismo necesitáis un sistema.

 

5. Dispón de un sistema personal

He hablado con muchas personas increíblemente productivas. ¿Sabes lo que ninguna de ellas me dijo?: «No sé cómo consigo hacer las cosas; simplemente, improviso y cruzo los dedos esperando que salgan bien».

Ni una sola me lo dijo. Tus hábitos pueden ser formales y científicos, o bien personales e idiosincráticos, pero de lo que no hay duda es de que la gente productiva sigue unos hábitos que le capacitan para serlo.

Dice Tim: «Establecer hábitos y sistemas es más eficaz  que confiar en la autodisciplina. Pienso que la autodisciplina está sobrevalorada. Permitirse hacer lo que no hemos decidido hacer nos resta capacidad y significa buscarse el fracaso. Animo a la gente a que desarrolle hábitos para que sus decisiones se apliquen únicamente a los aspectos más creativos, o a las áreas en donde reside su talento especial».

Los sistemas que son excelentes funcionan porque automatizan los procesos y no menoscaban nuestra muy escasa fuerza de voluntad.

¿Qué descubrimos al estudiar sistemáticamente a los grandes genios de todos los tiempos? Pues que casi todos tenían hábitos personales que trabajaban para ellos.

(Por ejemplo, Adam Grant, el autor de Give and Take [Dar y tomar], escribe habitualmente por las mañanas, mientras que Tim escribe siempre por las noches).

¿Cómo puedes empezar a desarrollar tu propio sistema personal? Aplicando la regla de 80-20:

1. ¿Cuáles son las pocas actividades responsables de un gran número de tus éxitos?

2. ¿Qué escasas actividades arruinan completamente tu productividad?

3. Modifica tu agenda para dedicarte más al punto 1 y eliminar todo lo que puedas del punto 2.

 

En estos momentos, ya estás listo para levantarte mañana y empezar el día con un sistema, en lugar de limitarte a reaccionar. Ahora bien, ¿cómo asegurarte de que al día siguiente lo vas a usar? Es sencillo.

 

6. Establece por la noche los objetivos del día siguiente

Despiértate sabiendo cuáles son tus prioridades antes de que empiecen a acosarte las falsas urgencias y de que la bandeja de entrada del correo te ordene a gritos que la atiendas.

Tim aconseja: «Define una o dos tareas de máxima prioridad el día anterior antes de cenar».

El autor superventas Dan Pink ofrece un consejo parecido: «Establece un ritual de cierre del día.; averigua cuándo debes finalizar la jornada e intenta terminarla siempre de la misma manera; ordena la mesa de trabajo; haz una copia de seguridad de tus archivos; haz una lista de lo que necesitas hacer el día siguiente».

La investigación, por su parte, asegura que es más probable que cumplamos las tareas si las formulamos de manera específica y si las registramos por escrito.

Los estudios muestran, además, que esta práctica conlleva otro beneficio: anotar los objetivos del día siguiente reduce la ansiedad y ayuda a que disfrutemos más por las noches.

Por último, ¿cómo encajan todas las piezas que hemos presentado?

 

En resumen

Estos son los seis consejos de Tim:

1. Gestiona tu estado de ánimo,

2. No mires el correo por las mañanas,

3. Antes de intentar hacer algo con rapidez, pregúntate si es  necesario hacerlo,

4. La concentración no es otra cosa que eliminar las distracciones,

5. Dispón de un sistema personal,

6. Establece por la noche los objetivos del día siguiente.

La palabra «productividad» suena como si estuviéramos hablando de máquinas, pero lo curioso del caso es que el talento en la gestión del tiempo es en gran parte cuestión de sentimientos.

¿Cómo deberías esforzarte por sentirte cuando trabajas? Ocupado, pero sin prisa. La investigación demuestra que es en ese estado cuando la gente es más feliz.

Para terminar, debo decir  que este artículo no hubiera sido posible sin la ayuda de Tim Ferriss y Adam Grant. Ambos ofrecieron generosamente su muy valioso tiempo.

¿Lo perdieron? Es obvio que nunca recuperarán los minutos empleados.

Sin embargo, aunque ayudar a los demás consume tiempo, la investigación demuestra que hacerlo nos induce el sentimiento de que tenemos más tiempo. Y además, nos hace más felices.

Cuando consigas ser más productivo, tendrás más horas a tu disposición; así que, ¿por qué no emplearlas en tu felicidad y la de los demás?